작품 상태 보고서(condition report)는 특정 시점에 관찰한 작품의 물리적 상태를 글과 이미지로 남긴 기록이다. 작품을 옮기거나 빌려줄 때 이전 상태와 비교해 변화가 생겼는지 확인하는 데 쓰인다. (캐나다 보존연구소의 상태 보고서 안내)
- 오브젝트 ID로 어느 작품인지 식별하고, 상태 보고서에는 관찰한 부분과 상태, 조사자와 날짜를 남긴다. ‘상태 양호’라는 한 줄보다 손상 위치와 모습을 확인할 수 있는 기록이 비교에 도움이 된다.
- 균열이나 긁힘이 어디에 있는지 사진에 표시하는 균열 지도를 덧붙일 수 있다. 전체 모습과 세부 사진의 위치 관계를 유지하면 다음 조사자가 같은 부위를 찾기 쉽다.
- 대여와 이동 전·중·후에 상태를 확인한다. 기준이 되는 보고서를 만든 뒤에는 이후 관찰에서 달라진 부분을 누적해 남길 수 있다. (CCI의 보고서 종류)
- 손상을 발견한 것과 원인을 알아낸 것은 구별한다. 확인된 사실을 기록하고, 보존 처리가 필요하다면 처리 제안과 실제 처리 기록을 상태 기록에 함께 보관한다.